Partage de données de l’Assistant IA

De quoi il s’agit

Jobyo offre un connecteur facultatif Assistant IA qui permet aux membres autorisés de votre équipe de poser des questions au sujet des données Jobyo de votre entreprise et d’obtenir des réponses, au moyen d’un assistant IA tiers — soit Claude (fourni par Anthropic), soit ChatGPT (fourni par OpenAI). Pour ce faire, Jobyo partage certaines des données de votre entreprise avec ce fournisseur d’IA. Cette page explique exactement ce qui est partagé, ce qui ne l’est pas et comment vous gardez le contrôle. Elle décrit ce connecteur facultatif, qui fonctionne dans le compte Claude ou ChatGPT propre à votre équipe; il est distinct des fonctions d’IA intégrées à Jobyo même (comme la reconnaissance optique de caractères des factures), lesquelles sont régies par notre politique de confidentialité et notre entente de traitement des données. Notre politique de confidentialité continue de s’appliquer au traitement que Jobyo fait de vos renseignements personnels, y compris vos droits d’accès et de rectification.

Ce qui est partagé

Lorsqu’un membre de votre équipe connecte l’assistant et ouvre une session, celui-ci peut consulter les éléments suivants en son nom — uniquement ce que cet utilisateur est déjà autorisé à voir dans Jobyo :

• Projets et plans de site — noms, descriptions, statut, dates et structure des chantiers/emplacements.
• Tâches — titres, descriptions, notes, statut, dates et les personnes qui y sont assignées (noms — voir « Membres de l’équipe associés à un enregistrement » ci-dessous).
• Bons de travail — statut, dates et références (aucun coût).
• Bons de commande — statut, dates et identifiants de référence fournisseur/article (aucun montant).
• Dépenses — dates, descriptions/notes, numéros de facture et identifiants de référence fournisseur/équipement (les montants suivent la règle de visibilité des coûts ci-dessous).
• Coûts et écarts — les montants des dépenses ainsi que la comparaison des coûts prévus et des coûts réels, pour les membres de l’équipe dont le rôle Jobyo permet déjà de consulter les coûts (voir la règle de visibilité des coûts ci-dessous).
• Rédaction d’une soumission — l’assistant peut créer une ébauche de soumission; il ne peut rien envoyer, finaliser ni approuver.
• Membres de l’équipe associés à un enregistrement — les noms et rôles des personnes qui sont assignées à une tâche, un bon de travail, un bon de commande ou une dépense, qui y participent, qui l’approuvent ou qui en sont à l’origine (pour certaines listes de participants, seul le nom est communiqué). Seuls leur nom et leur rôle sont partagés — jamais leur adresse courriel ni leur numéro de téléphone. Si vous activez le connecteur, il vous incombe d’informer les membres de votre équipe que leur nom et leur rôle peuvent être communiqués au fournisseur d’IA comme il est décrit ici.

Le texte libre que vous avez saisi (noms de projet, notes, descriptions) est transmis en tant que données, clairement identifié afin que l’assistant le traite comme du contenu et non comme des instructions. Comme ces champs sont en format libre, ils peuvent contenir des renseignements personnels que vous ou votre équipe y avez saisis — par exemple, le nom ou le numéro de téléphone d’une personne inscrit dans une note. N’activez le connecteur que si vous êtes à l’aise de partager vos notes et vos descriptions telles quelles; nous recommandons de conserver les coordonnées personnelles dans les champs client/contact prévus à cet effet (qui ne sont jamais partagés) plutôt que dans des notes en texte libre.

Ce qui n’est PAS partagé

En ce qui concerne les champs structurés prévus à cet effet, nous ne partageons délibérément jamais les éléments suivants (sous réserve de la mise en garde ci-dessus concernant le texte libre, qui peut contenir de tels renseignements) :

• Les noms, adresses courriel ou numéros de téléphone des clients ou des fournisseurs (seulement des identifiants de référence internes).
• Les adresses courriel ou numéros de téléphone des membres de l’équipe (leurs noms et rôles sont partagés — voir « Ce qui est partagé » ci-dessus).
• Les montants des bons de commande ou tout renseignement de paiement ou de carte.
• La marque, le modèle ou les numéros de série des équipements.
• Les mots de passe, les clés d’API ou tout autre renseignement d’authentification.

Les montants des coûts ne sont communiqués qu’aux utilisateurs dont le rôle accorde déjà la visibilité des coûts — ou, pour une dépense donnée, à l’utilisateur qui l’a saisie; pour tous les autres, ils ne sont pas transmis.

Où vont les données

Lorsque le membre de votre équipe connecte l’assistant, vos données sont envoyées vers le service d’IA auquel il se connecte — soit son propre compte Claude (traité par Anthropic), soit son propre compte ChatGPT (traité par OpenAI) — sur des systèmes situés aux États-Unis. Il s’agit d’un transfert transfrontalier de vos données. Comme l’assistant fonctionne dans l’espace de travail propre à votre équipe chez ce fournisseur, la façon dont le fournisseur traite les données est régie par les conditions de votre forfait avec lui — c’est pourquoi nous recommandons de vous connecter à partir d’un espace de travail Team ou Enterprise (Claude ou ChatGPT), dont les conditions commerciales prévoient que vos données ne servent pas à entraîner les modèles du fournisseur. Si un membre de l’équipe se connecte plutôt à partir d’un compte personnel, les conditions grand public du fournisseur s’appliquent et, selon les réglages de ce compte, le fournisseur pourrait utiliser les données partagées pour entraîner ses modèles et les conserver plus longtemps. Les données partagées avec l’assistant demeurent également dans l’historique de conversation de ce compte, selon les paramètres de conservation propres à celui-ci. Consultez la documentation d’Anthropic et d’OpenAI sur la protection de la vie privée pour plus de détails. Le rôle de Jobyo se limite à envoyer les données que vous autorisez vers cet espace de travail; Jobyo ne conserve pas vos données sur les systèmes du fournisseur en votre nom.

Vos moyens de contrôle

1. Interrupteur à l’échelle de l’entreprise. Rien n’est partagé tant qu’un administrateur n’a pas activé Paramètres → Intégrations → « Autoriser l’accès aux données par l’assistant IA ». Il est désactivé par défaut. Le désactiver arrête immédiatement tout partage.
2. Autorisation par utilisateur. Chaque membre de l’équipe doit ouvrir une session et autoriser l’assistant de façon distincte; celui-ci n’agit jamais sans la connexion et les permissions propres à chaque personne.
3. Retrait en tout temps. Désactivez le paramètre et plus aucune donnée n’est partagée.

Mesures de protection

• Chaque requête est limitée à ce que l’utilisateur connecté peut déjà voir (accès selon le rôle).
• La quantité de données par requête est plafonnée, et l’accès est limité en fréquence.
• L’accès est revérifié à chaque requête; si un utilisateur perd son accès dans Jobyo, la connexion est révoquée automatiquement.

Questions

Communiquez avec support@jobyo.io pour toute question au sujet de ce partage de données.