Politique de confidentialité

1. Nos rôles : responsable du traitement et sous-traitant

Jobyo joue deux rôles différents selon les renseignements concernés :

• À titre de responsable du traitement : lorsque nous traitons des renseignements de compte, de facturation et de visiteurs du site Web à nos propres fins (gérer votre abonnement, exploiter et promouvoir le Service), c’est nous qui déterminons les fins et les moyens de ce traitement — nous agissons alors à titre de personne qui exploite une entreprise au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) — et la présente politique de confidentialité s’applique.
• À titre de sous-traitant ou prestataire de services : lorsque nos clients téléversent leurs propres dossiers d’affaires dans le Service (par exemple, leurs clients, employés, bons de travail et factures), nous traitons ces renseignements pour le compte du client et selon ses instructions, ce dernier étant le responsable du traitement. Notre traitement de ces renseignements est régi par notre entente de traitement des données. Si vos renseignements ont été saisis dans Jobyo par une entreprise avec laquelle vous faites affaire, veuillez communiquer avec cette entreprise pour exercer vos droits.

2. Renseignements que nous recueillons

• Renseignements de compte et de contact : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et identifiants de connexion.
• Renseignements de facturation : forfait d’abonnement et détails de facturation. Les paiements par carte sont traités par Stripe; nous ne conservons pas votre numéro de carte complet.
• Données client : les dossiers opérationnels que vous créez dans le Service, tels que les bons de travail, les tâches, les projets, les soumissions, les factures, les dossiers de clients et de fournisseurs, les pièces jointes et les documents téléversés.
• Données d’utilisation et d’appareil : adresse IP, renseignements sur l’appareil et le navigateur, et journaux d’activité.
• Géolocalisation : recueillie uniquement lorsque vous activez des fonctions de localisation telles que le pointage d’arrivée et de départ par GPS.
• Communications de soutien : les messages que vous nous envoyez et les renseignements soumis au moyen de notre formulaire de contact.

3. Comment nous utilisons les renseignements

• Pour créer, sécuriser et gérer votre compte Jobyo et vos utilisateurs.
• Pour fournir, maintenir et améliorer les fonctionnalités du Service.
• Pour traiter les paiements d’abonnement et gérer la facturation.
• Pour offrir le soutien à la clientèle et répondre à vos demandes.
• Pour envoyer des communications liées au Service et, lorsque cela est permis, des communications de marketing (auxquelles vous pouvez vous désabonner).
• Pour détecter, prévenir et traiter la fraude, les abus et les problèmes de sécurité.
• Pour respecter nos obligations légales.

4. IA et traitement automatisé

Certaines fonctionnalités utilisent un traitement automatisé pour vous aider. En particulier, notre fonction de saisie de factures (ROC) transmet les images de documents que vous téléversez à un fournisseur d’intelligence artificielle tiers, Anthropic (Claude), afin d’en extraire des renseignements structurés. Anthropic traite ces renseignements à titre de sous-traitant ultérieur en vertu d’une entente écrite de protection des renseignements, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les supprime conformément à ses modalités de conservation (par défaut, dans un délai d’environ 30 jours). Le résultat automatisé peut contenir des erreurs; veuillez le réviser avant de vous y fier. Jobyo ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. Si cela devait changer, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision et, sur demande, nous vous communiquerions les renseignements personnels utilisés pour rendre la décision, les raisons ainsi que les principaux facteurs et paramètres l’ayant menée, et votre droit de faire corriger ces renseignements; vous pourriez également présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

Par ailleurs, Jobyo offre un connecteur d’assistant IA facultatif, désactivé par défaut. Contrairement à la fonction de ROC ci-dessus, lorsqu’une équipe choisit de l’activer, vos données sont envoyées au compte Claude (Anthropic) ou compte ChatGPT (OpenAI) de l’équipe et sont régies par les modalités du forfait de ce compte avec Anthropic ou OpenAI — et non par l’entente de traitement des données de Jobyo. Pour cette raison, nous recommandons de n’établir la connexion qu’à partir d’un espace de travail Team ou Enterprise (Claude ou ChatGPT). Cela peut comprendre des renseignements personnels limités sur les membres de votre équipe — le nom et le rôle d’une personne associée à un enregistrement. Pour savoir exactement ce qui est partagé ou non, et comment le contrôler, consultez notre divulgation sur le partage de données avec l’IA.

5. Comment nous communiquons les renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement dans les cas suivants :

• Sous-traitants ultérieurs et prestataires de services qui nous aident à exploiter le Service (voir la section 6).
• Au sein de votre organisation : les Données client sont accessibles aux utilisateurs autorisés du compte auquel elles appartiennent, selon les rôles et les autorisations que vous configurez.
• Transferts d’entreprise : si Jobyo participe à une fusion, à une acquisition ou à une vente d’actifs, les renseignements peuvent être transférés sous réserve d’un engagement de confidentialité et de la présente politique.
• Aspects juridiques et sécurité : lorsque la loi ou une procédure judiciaire l’exige, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Jobyo, de nos utilisateurs ou d’autrui.

6. Sous-traitants ultérieurs et prestataires de services

Nous faisons appel aux catégories suivantes de fournisseurs tiers, chacun étant lié par des obligations de confidentialité et de protection des données :

• Google (Firebase et Google Cloud) : authentification, notifications, hébergement et stockage infonuagiques, et recherche d’adresses.
• MongoDB, Inc. (MongoDB Atlas) : hébergement géré des bases de données qui stockent vos Données client.
• Amazon Web Services (SES / S3) : réception et stockage temporaire des courriels envoyés à votre adresse d’importation de factures, lorsque vous activez cette fonction.
• Anthropic : fonctions d’IA — extraction de documents par ROC et, le cas échéant, l’assistant IA intégré, comme décrit à la section 4.
• Stripe : facturation des abonnements et, si vous activez l’encaissement, traitement des paiements de vos clients.
• Microsoft et Google (courriel) : importation optionnelle de la boîte de réception de factures, lorsque vous connectez un compte de courriel.
• Fournisseur de courriels transactionnels (Resend) : envoi des courriels de compte et de notification.
• Fournisseur de formulaire de contact (Web3Forms) : transmission des messages que vous soumettez au moyen du formulaire de contact de notre site Web.

Nous tiendrons cette liste à jour et donnerons un avis en cas de changement important, comme décrit dans notre entente de traitement des données.

7. Où vos renseignements sont traités

Jobyo est exploitée depuis le Canada. Notre infrastructure fonctionne sur Google Cloud et MongoDB Atlas, et vos renseignements (y compris les Données client) sont traités et stockés sur des serveurs de Google Cloud et de MongoDB Atlas situés principalement aux États-Unis, et peuvent être traités par nos sous-traitants ultérieurs dans d’autres pays. Vos renseignements personnels peuvent donc être communiqués et hébergés à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous tenons compte des facteurs relatifs à la vie privée et nous concluons des ententes écrites prévoyant des mesures de protection appropriées (y compris des clauses contractuelles types, le cas échéant). En utilisant le Service, vous comprenez que vos renseignements peuvent être traités à l’extérieur du Québec et du Canada.

8. Sécurité des données

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les renseignements personnels, y compris le chiffrement en transit (TLS), le chiffrement au repos, des contrôles d’accès et l’isolation des données multilocataires. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sécuritaire, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. En cas d’incident de confidentialité, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les effets et éviter qu’un tel incident ne se reproduise, et nous consignons l’incident dans un registre. Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, comme l’exige la loi.

9. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service et à des fins commerciales et juridiques légitimes. Lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, ou à la suite de la fermeture d’un compte ou d’une demande de suppression valide, nous détruisons ou anonymisons les renseignements personnels (habituellement dans un délai de 30 jours; l’anonymisation étant effectuée selon les normes applicables), à moins que la loi ne nous oblige à les conserver.

10. Vos droits en matière de vie privée

Selon l’endroit où vous résidez, vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos renseignements personnels, de les corriger, de les supprimer ou de les exporter, de retirer votre consentement, et de vous opposer à certains traitements ou de les restreindre.

• Canada (LPRPDE et Loi 25 du Québec) : vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les corriger, obtenir des renseignements sur la façon dont ils sont traités, retirer votre consentement (sous réserve de limites légales ou contractuelles) et, le cas échéant, demander la désindexation ou la portabilité.
• UE / R.-U. (RGPD) : lorsque nous agissons à titre de responsable, nous traitons les données personnelles sur les fondements du contrat, du consentement, des intérêts légitimes ou d’une obligation légale, et vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition.

Pour exercer ces droits, communiquez avec nous à info@jobyo.io. Nous répondons aux demandes d’accès, de rectification et de portabilité dans un délai de 30 jours suivant leur réception. Le droit à la portabilité vous permet d’obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Si vos renseignements personnels ont été saisis dans Jobyo par une entreprise qui utilise notre Service, veuillez adresser votre demande à cette entreprise, et nous l’aiderons à titre de prestataire de services.

11. Témoins et suivi

Nous utilisons des témoins de connexion et de navigation ainsi que des technologies similaires pour vous garder connecté, mémoriser vos préférences, sécuriser le Service et comprendre l’utilisation. Les témoins strictement nécessaires au fonctionnement du site (comme le maintien de votre session) ne requièrent pas votre consentement; vous pouvez contrôler les autres témoins au moyen des paramètres de votre navigateur. Par ailleurs, les fonctions du Service qui permettent d’identifier, de localiser ou de profiler une personne — comme le pointage par géolocalisation — ne sont pas activées par défaut : elles ne fonctionnent que si vous les activez et peuvent être désactivées dans les paramètres de l’application. Pour plus de détails, consultez notre politique relative aux témoins.

12. Vie privée des enfants

Jobyo est un outil d’affaires qui ne s’adresse pas aux enfants et n’est pas destiné à être utilisé par des mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants. Si vous croyez qu’un enfant nous a fourni des renseignements, communiquez avec nous et nous les supprimerons.

13. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées sur cette page avec une date de « dernière mise à jour » révisée, et les modifications importantes seront communiquées par courriel ou par avis dans l’application.

14. Coordonnées et plaintes

Pour toute question ou demande relative à la protection des renseignements personnels, ou pour exercer vos droits, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Jobyo :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@jobyo.io
NidSons Inc. (faisant affaire sous le nom de Jobyo), Montréal (Québec) Canada

Si vous êtes au Canada et que notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Si vous êtes dans l’UE ou au R.-U., vous pouvez communiquer avec votre autorité de contrôle locale.